桌面版 · 整理、备份与同步
这一页讲桌面版里「管好自己的文献」：怎么分文件夹、打标签、查重、补全题录，怎么备份和恢复，以及怎样让资料在多台设备上继续用。
先记住三件事
- 桌面版默认把资料放在 这台电脑上的「自己的存储」 里，导入 PDF 时会存一份副本，原文件不会被改动。
- 文件夹、标签、查重、补全题录这些整理操作，改的是资料库里的归类和题录，不会重命名或移动你电脑上的 PDF。
- 重要资料请开启备份，再决定要不要用云空间或网盘做多设备同步。
一、整理文献
整理文献有两个入口：我的文献 里做日常归类，更多 → 管理文献 里做批量处理。
1.1 文件夹
- 在 我的文献 左侧可以新建文件夹和子文件夹，也能重命名。
- 右键文献，或勾选多篇后用 「移动到文件夹」 归类。
- 删除文件夹时，里面的文献不会被删除，只是不再归在这个文件夹里。
这里的文件夹是资料库里的分类，不是电脑磁盘上的文件夹。
1.2 标签
在 管理文献 → 标签与整理 里可以：
- 本地规则打标签：按你设定的规则给文献打标签。
- AI 自动打标签：让 AI 根据内容建议标签，部分功能需要会员。
- 标签管理：查看全库标签和各自的文献数，支持改名、合并、删除。
- 按标签整理为文件夹：把同一标签的文献归到一个文件夹里。
1.3 查重与补全题录
在 管理文献 里（查重扫描在「标签与整理」分组，补全题录和校错在「元数据」分组）：
- 查重扫描：检查重复候选和缺失的题录，逐篇查看，不会自动删除任何文献。
- 补全题录：按 DOI（没有 DOI 时按标题）补全作者、刊物、年份等信息，可以选择只补空白字段，或覆盖全部字段。
- 元数据手工校错：逐项改标题、作者、刊物、DOI、页码等。
批量操作前请先看预览。题录写错了可以手工改回来；如果担心改乱，先做一次备份（见下文）。
1.4 移除文献与回收站
在文献列表里移除文献，会先进入 回收站：
- 提示会写明「移入回收站，可恢复；电脑上的原文件会保留」。
- 打开 回收站，勾选后点 恢复，文献会回到文献库。
- 刚做完批量移除时，页面上会有撤销入口，可以整批撤回。
1.5 关于「重命名与归档 PDF」
管理文献 里有一个 「重命名与归档 PDF」 入口，进入「文件与空间」。它和上面的整理不同，会真正改动磁盘上的文件。如果你的当前资料库位置支持它，请先了解它会做什么：
- 会做什么：扫描你选定的 PDF 文件夹，识别题录，按「作者 - 年份 - 标题」生成新文件名；你可以选择保留原目录、按年份或按期刊建子文件夹。
- 先预览再执行：先生成预案，逐条显示「原文件名 → 整理后」，你确认后才会动文件。低把握的识别结果不会自动勾选。
- 重名怎么办：目标位置已有同名文件时，会自动给新文件名加序号，不会覆盖你已有的文件。
- 能不能撤销：能。整理前会先保存撤销记录，保存不成功就不会动任何文件；之后可以一键还原这一批，刷新或切走页面后也能找回。撤销只会还原仍是原样、且原位置仍空着的文件，其余会跳过并告诉你。撤销依赖你当前授权的文件夹，换了文件夹授权后可能无法还原。
- 建议：第一次使用，先拿一个小文件夹试；整理重要资料前，先把这个文件夹复制一份到别处。
提醒
这个入口是否出现，取决于你当前使用的资料库位置。看不到时，说明当前位置不提供它，不影响其他整理功能。
二、备份与恢复
桌面版会自动为你的资料库做备份，不用你记得去点。
2.1 备份了什么
- 备份内容：题录、分类、标注和笔记。
- 不包含 PDF 文件。恢复备份也不会删除你的 PDF。
- 自动备份：应用开着时每天一次，保留最近 7 份。
- 手动备份：另外存放，保留最近 10 份。
2.2 查看与手动备份
- 点右上角账号菜单，进入 设置 → 存储与同步 → 当前资料库。
- 找到 本机备份，点 「立即备份」 马上做一份。
- 点 「打开备份文件夹」 可以在电脑里找到备份文件，想另存一份到移动硬盘也行。
2.3 恢复到某一天
- 在备份列表里选一份，点 「恢复到这份」。
- 阅读提示：恢复后，这份备份之后新增或修改的文献记录、标注和笔记，会回到备份时的样子。
- 确认后点 「确认恢复」，应用会自动重启并完成恢复。
恢复前，当前的资料库会先另存一份，列表里标为 「恢复前」。恢复错了，可以再恢复回去。在应用重启前，也可以点 「取消恢复」。
恢复前先想一想
恢复会让备份之后写下的笔记和标注「消失」（其实存在「恢复前」那份里）。不确定时，先点「立即备份」，再恢复。
三、多设备同步与云空间
桌面版有三种让资料跨设备的办法，可以按需选择。登录同一个账号，不等于本机文件自动同步。
| 办法 | 适合谁 | 会同步什么 |
|---|---|---|
| 笔记跨设备同步 | 只想在多台设备上看到同样的笔记 | 同一账号下的笔记；不上传整份资料库和 PDF |
| 阅读宇宙云空间 | 想在任何设备登录就能看到文献 | 题录、文件夹和 PDF |
| 第三方网盘 | 已经有自己的网盘，想把资料库放进去 | 题录、笔记、标注和导入的 PDF |
3.1 笔记跨设备同步
在 设置 → 存储与同步 → 当前资料库 里勾选 「同步同一账号下的笔记」。需要先登录。这一项只管笔记。
3.2 阅读宇宙云空间
在 设置 → 存储与同步 可以管理云空间，查看容量。把电脑上的文献存进去：
- 进入 当前资料库，点 「复制文献到云空间」，按向导操作。
- 向导会把题录、文件夹和 PDF 整体存进你的云空间，本机这份不会被改动。
- 云空间里已有的同一篇文献和同一份文件会自动跳过；中途暂停后再进来，只补没完成的部分。
云空间的容量和可用权益，以账号页面显示为准，部分功能需要会员。
3.3 第三方网盘
在 设置 → 存储与同步 → 第三方网盘 里：
- 填网盘地址、账号、应用密码和资料库专用文件夹。网盘如果要求，请使用它提供的「第三方应用密码」。
- 点 「保存并测试连接」，成功后点 「检查资料库」。
- 按提示选择：使用网盘已有的资料库，或把当前资料库和附件复制到网盘，或新建一个网盘资料库。
- 在另一台设备连接同一个文件夹，就能继续使用。
注意：
- 选择后，原来的本机资料库仍保留在原位，两者各自独立保存。
- 应用密码只在当前窗口会话中保留，完全退出桌面版后需要重新填写。
- 编辑后会自动保存；要看到其他设备的新改动，请点 「同步并刷新资料库」。
- 连接中断时，请先恢复连接、确认保存成功，再关闭应用。
- 桌面版直接连接网盘，单个文件最大 256 MB。
- 点 「移除连接」 只删除这台设备保存的连接信息，网盘里的文献和文件都会保留。
3.4 从 Zotero 导入
想把 Zotero 里的文献带进桌面版：进入 设置 → 存储与同步 → Zotero，点 「从 Zotero 添加文献」，再点 「选择 Zotero 文献库并导入」。
- 导入会把文献和 PDF 复制到桌面版自己的存储里，原 Zotero 文献保持不变。
- 导入完成会告诉你导入了几篇、跳过了几项。
- 导入后，两边各自独立管理；在桌面版里移除副本，不会删除 Zotero 里的原件。
常见问题
备份在哪里，能拷走吗？
在 本机备份 里点 「打开备份文件夹」 就能找到。备份不含 PDF，想一起保管，请另外复制你的 PDF 文件。
云空间和备份有什么区别？
备份是在本机留「历史版本」，方便回到某一天；云空间是让资料跨设备使用。两者不能互相替代，建议都开。
换了新电脑怎么办？
先在旧电脑上做一次备份并把 PDF 复制出来，或者用云空间 / 第三方网盘存放资料库，到新电脑登录同一账号后连接即可。
阅读、翻译和 AI 的用法见桌面版 · 阅读与 AI 助手。